Privacybeleid

FMN hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In dit document geven we heldere en transparante informatie over ons privacybeleid en hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. FMN houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat wij in elk geval:

  • Jouw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, de doelen en het type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacybeleid;
  • Verwerking van jouw persoonsgegevens beperken tot alleen die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij deze toestemming nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van jouw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent jouw persoonsgegevens en deze respecteren.

Als FMN zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Heb je na het doornemen van onze privacy policy, of in algemene zin, vragen hierover en wens je contact met ons op te nemen, dan kan dit via de contactgegevens onderaan dit document.

FMN: rechtsvorm en doelstelling

FMN (voluit: Facility Management Nederland) is een vereniging naar Nederlands recht. De vereniging heeft als doel het positioneren en verder ontwikkelen van het vakgebied facility management in al haar facetten en het bevorderen van de permanente ontwikkeling en professionele groei van hen die in dit vakgebied werkzaam zijn of zullen zijn.

Van de vereniging kunnen zowel rechtspersonen als natuurlijke personen lid zijn. Rechtspersonen die lid zijn, registreren onder hun lidmaatschap één of meerdere natuurlijke personen.

De vereniging verwerkt persoonsgegevens in relatie tot:

  1. Het lidmaatschap;
  2. Het uitvoering geven aan de aan dit lidmaatschap verbonden rechten en plichten;
  3. Het uitvoering geven aan informatieverzoeken over het lidmaatschap en de activiteiten van de vereniging;
  4. Het (al dan niet in het kader van een lidmaatschap) gebruikmaken of afnemen van diensten die door de vereniging worden aangeboden, waaronder het inschrijven voor de ontvangst van nieuwsbrieven en het aanmelden voor het bijwonen van events en bijeenkomsten van de vereniging;
  5. Het bezoeken van de website van de vereniging (cookiebeleid);
  6. Het onderhouden van voor de vereniging (zakelijke) relaties.
ad a en b) Verwerking van persoonsgegevens in relatie tot het lidmaatschap

Persoonsgegevens van leden of onder een lidmaatschap geregistreerde natuurlijke personen worden door FMN verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
• Administratieve doeleinden;
• Het uitvoering geven aan de lidmaatschapsovereenkomst die jijzelf, jouw werkgever of het collectief waarvan jij deel uitmaakt met FMN heeft afgesloten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
• De lidmaatschapsovereenkomst;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan FMN de volgende persoonsgegevens van jou vragen of over jou opvragen:
• Naam;
• Titel;
• Adres;
• Woonplaats;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Geslacht;
• Geboortedatum.

Jouw persoonsgegevens worden door FMN opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerkingsdoelstellingen gedurende de looptijd van de lidmaatschapsovereenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar. Tenzij jij bij jouw afmelding anders hebt aangegeven, kan FMN jou tot maximaal 24 maanden na de beëindiging van jouw registratie op grond van een lidmaatschapsovereenkomst benaderen voor het doen van een persoonlijk aanbod gericht op (herleving van) het lidmaatschap of andere activiteiten van de vereniging. Uiteraard kun je deze toestemming ook op een later moment nog intrekken.

FMN is partner van IFMA, de International Facility Management Association. Ben jij lid van FMN of onder een lidmaatschap geregistreerd, dan ben je ook zogenaamd custom member van IFMA. Om uitvoering te kunnen geven aan het IFMA-lidmaatschap heeft IFMA een aantal persoonsgegevens van jou nodig. Het gaat dan om:
• Lidmaatschapsnummer;
• Naam;
• E-mailadres.

Bij je aanmelding voor het FMN-lidmaatschap geef je aan of FMN deze gegevens aan IFMA mag doorgeven. Je kunt ook op een later moment alsnog toestemming geven of een eerder gegeven toestemming intrekken.

ad c tot en met f

FMN registreert ook persoonsgegevens buiten het lidmaatschap om en wel om uitvoering te geven aan bijvoorbeeld een informatieverzoek over het lidmaatschap of om uitvoering te geven aan een overeenkomst die een persoon met FMN wenst aan te gaan, zoals de inschrijving voor een nieuwsbrief en het aanmelden voor een bijeenkomst.

FMN vraagt en registreert in dit kader de gegevens die nodig zijn om uitvoering te kunnen geven aan het informatieverzoek en/of de overeenkomst. Gegevens worden niet langer bewaard dan voor de uitvoering van deze overeenkomst strikt noodzakelijk is of waartoe FMN op grond van wettelijke verplichtingen toe gehouden is.

Hieronder is ten aanzien van enkele specifieke diensten een verdere concretisering van ons beleid te lezen.

Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees (e-zine en andere periodieke mailings)

Persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees worden door FMN verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
• Het informeren van de ontvanger d.m.v. een digitale nieuwsbrief.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
• De lidmaatschapsovereenkomst, dan wel
• Het inschrijvingsformulier voor de betreffende nieuwsbrief;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan FMN de volgende persoonsgegevens van jou vragen:
• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• E-mailadres.

Jouw persoonsgegevens worden door FMN opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de periode dat men voor deze nieuwsbrief aangemeld is. Afmelden voor een mailinglijst is mogelijk via de ‘afmeldlink’ die in elke nieuwsbrief is opgenomen of indien men via een lidmaatschap is geregistreerd via de persoonlijke omgeving op het ledennet.

Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons verstrekt, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven verwerkingsdoeleinden.

Naast de verstrekking van een beperkt aantal gegevens in het kader van jouw IFMA-lidmaatschap, maken wij bijvoorbeeld gebruik van derde partijen voor:
• Het verzorgen van de internetomgeving;
• Het verzorgen van de ledenadministratie;
• Het verzorgen van de financiële administratie;
• Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
• Het verzorgen van de aanmelding voor en registratie bij bijeenkomsten;
• Het verzorgen van evaluaties, enquêtes en onderzoeken.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen, waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen wij de door jouw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht of toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de opsporingsdiensten in het kader van een onderzoek persoonsgegevens bij ons kunnen opvragen. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Ten slotte kunnen wij persoonsgegevens delen met derden, indien je ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Minderjarigen

Wij verwerken geen persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar.

Bewaartermijn

FMN bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Alleen wanneer het privacybeleid van FMN dit mogelijk maakt, dan wel wanneer dit op grond van de wet is vereist, wordt hierop een uitzondering gemaakt.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van jou te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
• Alle personen die namens FMN van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze verwerkers en vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van de door FMN geregistreerde persoonsgegevens.

Rechten omtrent jouw gegevens

De Algemene Verordening Gegevensbescherming bepaalt hoe en wanneer je recht hebt op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van jou ontvangen hebben. Tevens kun je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij jouw persoonsgegevens verwerken op basis van een door jou gegeven toestemming hiertoe, dan heb je altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Wij streven er naar om samen met jou tot een bevredigende oplossing te komen. Je hebt overigens altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Heb je naar aanleiding van ons privacybeleid nog vragen of opmerkingen, neem dan contact met ons op.

Contactgegevens

Vereniging FMN
Wolga 5
2491 BK  DEN HAAG 
E-mail: fmn@fmn.nl
Telefoon: 070 – 20 60 176